А вы и в 2020 году будете расходовать бумагу и время бухгалтера?

Американское издание Business Insider опубликовало список из 30 вещей [1], которыми люди перестанут пользоваться к 2020 году. На 5-м месте в этом списке – бумажные документы.

Электронный документооборот в Unitpay

Договора, счета, акты… У каждого руководителя есть нелюбимая «почётная» обязанность: подписывать документы. Кажется, что эта рутина – алчный бюрократический монстр, который только отнимает ресурсы. А ведь так хочется, чтобы каждое действие приносило пользу компании.
Скажите, а какое полезное действие для налаживания внутренних бизнес-процессов вы совершили за последние время? Мы в Unitpay полгода назад ввели электронный документооборот (ЭДО). И это стоит каждой минуты, потраченной на его изучение и внедрение! Затраты по времени и финансам не идут ни в какое сравнение с данью, которую платят компании в рабстве бумажных документов.

Кто обеспечивает ЭДО?

ФНС разместила список из 120 операторов[2], организаций федерального уровня, которые предоставляют услуги по электронному документообороту – Тензор, Контур.Диадок, Такском, Э-Ком, Калуга-Астрал и другие. 

Самый крупный оператор ЭДО – Контур.Диадок, который был создан в 2010 году. Имеет соглашения с 13 партнерами, поэтому их клиенты могут успешно обмениваться электронными документами без каких-либо дополнительных затрат и сложностей (это называется роуминг).

Выгоды использования ЭДО

Чтобы ясно увидеть выгоды от использования электронного документооборота, давайте сравним количество действий, которые нужно совершить руководителю и бухгалтеру при подготовке документов.




Процесс Бумажный
документооборот
Электронный
документооборот
Составить документ
Согласовать
Подписать
Заверить печатью
Разложить документы и заклеить конверты
Отдать курьеру или доставить на почту
Отслеживание получения, риск утери документов


При ЭДО количество процессов сокращается в 2,3 раза!
Более того, вместо выполнения целой цепочки действий достаточно нажать пару кнопок и:
  • принимать и отправлять документы прямо из «1С-бухгалтерии»,
  • контролировать статус документов,
  • бесплатно и бессрочно хранить акты и договора на серверах “Контур”, 
  • иметь надежный и быстрый доступ к любому документу, а также к истории взаимодействия по нему с контрагентами.

Сравнение затрат на ЭДО и бумажный документооборот

У каждой компании получатся свои цифры при таком подсчете. В одном мы убедились наверняка: ЭДО помогает сократить издержки компании и повысить эффективность внутренних бизнес-процессов. В общем, мы посчитали!

Затраты при бумажном документообороте
В месяц для одного клиента на один договор мы тратили 52 рубля (сюда входит стоимость марок, конверта и бумаги). Допустим, что документов в месяц создается и отправляется 100 единиц – это 5 200 рублей. 

Сюда можно еще добавить стоимость рабочего времени бухгалтера, который подготавливает документы и отправляет их почтой. Один поход на почту занимает до 3 часов. При средней ставке бухгалтера 300 рублей в час, получается 1 200 рублей. А зачастую отправлять документы по почте нужно не один раз в месяц! 

Складываем эти цифры и получаем 6 700 рублей ежемесячно, а за год эта сумма составляет 80 400 рублей. И это при самых скромных подсчетах!

Затраты при электронном документообороте
Для работы с документами через ЭДО вам потребуется приобрести электронную цифровую подпись (ЭЦП, до 3500 рублей в год) и оплатить ежегодный тариф за услуги оператора ЭДО (~3 500 рублей за 500 документов, минимальный тариф). При самых грубых подсчетах получается 7 000 рублей в год. 

Разница колоссальная: при ЭДО расходы на документооборот сокращаются в 12 раз, и это существенная экономия для любой компании! 

Особенности работы с ЭДО

Итак, вы решили последовать нашему примеру и перейти на ведение электронного документооборота. Поздравляем, это решение сэкономит время не только вам, но и всем вашим партнерам! Подведем небольшой итог, перечислив основные преимущества электронного документооборота.

Скорость
При помощи ЭДО бумаги из Москвы в Мурманск долетят в течение 5 минут и будут оперативно подписаны. 

Доступность и прозрачность 
У вас под руками всегда будет электронный каталог отправленных и принятых документов, статус которых обозначен и меняется в зависимости от действий обеих сторон («Подписан», «На согласовании» и т. д.).

Достоверность 
Электронные документы, заверенные цифровой подписью, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные аналоги. Вы заключаете лицензионный договор с оператором и обмениваетесь документами в электронном формате.

Если ваш партнер работает с другим оператором ЭДО, роуминг поможет обмениваться документами на тех же условия, что и внутри системы Контур.Диадок. 

Для регистрации в системе сейчас неважно даже наличие у вас ЭЦП: для начала предоставляется тестовый период.  По вашему email и логину создается тестовая организация с личным кабинетом, в котором вы можете найти всех своих контрагентов и протестировать возможности системы. Для регистрации компании останется только ввести свой ИНН.

Технологии помогают ускорить и упростить работу с документами. ЭДО значительно экономит ресурсы компании, которые можно направить на рост эффективности бизнеса. Ведь сокращение расходов – такой же способ поднять чистую прибыль, как и увеличение доходов за счет привлечения новых клиентов или роста продаж. Мы убедились в этом на собственном опыте. 

Пока готовилась эта статья, подоспела новость о том, что в правительстве обсуждаются поправки в закон о бухучете, согласно которым сдавать бухгалтерскую отчетность нужно будет исключительно через интернет. 

Ожидается, что с 1 января 2019 года все юридические лица будут сдавать годовой бухгалтерский отчет только в электронном виде через операторов ЭДО. Эти поправки еще не приняты, и малому предпринимательству можно сдавать документы и в бумажной версии, и в электронной. Но рано или поздно бизнесу придется осваивать ЭДО – еще одна причина заняться этим сейчас!

--
[1] 30 вещей, которыми люди перестанут пользоваться к 2020 году
[2] 120 операторов ЭДО

Комментариев нет :

Отправить комментарий